Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und der Plattform Artist4Friends ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an die Adresse oben.

Für die Daten von Gästen gilt eine eigene Rollenverteilung: Verantwortlich ist der jeweilige Artist, wir arbeiten in seinem Auftrag. Details stehen in Ziffer 7.1.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für eine funktionierende Plattform und unsere Leistungen nötig ist. Es gelten Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 DSGVO).

• Keine Tracking- oder Werbe-Cookies
• Keine Analyse-Dienste von Drittanbietern und kein Profiling
• Verarbeitung in Rechenzentren in der EU – einzige Ausnahme ist die Zahlung über Stripe (Ziffer 14)

3. Hosting, Server-Logs und Missbrauchsschutz Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Die Plattform läuft auf Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) in einem Rechenzentrum in der EU.

Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum).

3.1 Server-Logs

Bei jedem Aufruf unserer Seiten speichert der Server automatisch:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit
• Name und Adresse der abgerufenen Datei
• Referrer (die zuvor besuchte Seite)
• Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Zweck

Stabiler und sicherer Betrieb, Abwehr von Angriffen und Missbrauch, Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Speicherdauer

Höchstens 30 Tage, außer wir brauchen einen Eintrag zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls.

3.2 Schutz vor Missbrauch

Gegen automatisierte Angriffe (z. B. Passwort-Raten beim Login) und Fake-Einträge auf Friendslists zählen wir Anfragen pro IP-Adresse.

• Die IP-Adresse liegt dafür nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht in einer Datenbank.
• Beim Eintragen auf eine Friendslist zählen wir pro IP-Adresse und Event. Der Zähler verfällt nach höchstens 10 Minuten.
• Zusätzlich prüfen wir, ob ein Formular unnatürlich schnell abgeschickt wurde. Dafür nutzen wir einen Zeitstempel, keine Daten über dich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Plattform, der Artists und der Gäste).

4. Dein Konto als Artist Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Wenn du dich als Artist registrierst, speichern wir:

• E-Mail-Adresse (zugleich dein Login; Bestätigung per Link)
• Artist-Name bzw. Anzeigename
• Passwort – nur als kryptografischer Hash, nie im Klartext
• Sprache der Oberfläche und Sprache deiner Mails
• Zeitpunkt der Registrierung
• Optional: Profilbild

Je nach Tarif und Nutzung außerdem:

• Profil-Bio – Gäste sehen sie auf deinen Event-Seiten (Premium)
• Logo, Farben und ein eigener Betreff und Text für Gast-Mails (Premium)
• Deine Events mit Datum, Location, Einstellungen und dem Veranstalter, an den die Liste geht
• Voreinstellungen zur Newsletter-Abfrage und Vorlagen für den Export
• Tarif, Zahlweise und Abo-Status; der Zeitpunkt, zu dem du den Hinweis zum Export bestätigt hast
• Bei einem Abo (Basic oder Premium): Rechnungsanschrift und Angaben zur Umsatzsteuer (Ziffer 14)

Zweck

Dein Konto bereitstellen, unsere Leistungen erbringen, mit dir über deinen Vertrag kommunizieren.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

Speicherdauer

Bis du dein Konto löschst. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben bestehen.

5. Login-Protokoll Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Bei jedem Login speichern wir Zeitpunkt, eine verkürzte Geräteangabe (z. B. „iPhone · Safari“) und eine gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne letzte Stelle, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit).

Außerdem speichern wir Datum des letzten Logins und Anzahl der Logins an deinem Konto.

Zweck

Schutz deines Kontos und Support (z. B. wenn du fragst, ob sich jemand anderes eingeloggt hat).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

Die einzelnen Login-Einträge löschen wir nach 90 Tagen. Datum des letzten Logins und Anzahl bleiben, bis du dein Konto löschst.

6. Story-Foto Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Lädst du für ein Event ein eigenes Foto für die Story-Grafik hoch, speichern wir es auf unseren Servern, damit du die Story später wieder öffnen kannst.

• Das Foto ist nur für dich sichtbar. Es wird nicht auf der Event-Seite veröffentlicht und nicht an Dritte weitergegeben.
• Du kannst es jederzeit über „Foto entfernen“ löschen.
• Wird das Event oder dein Konto gelöscht, löschen wir das Foto spätestens nach 24 Stunden.
• Duplizierst du ein Event, kopieren wir das Foto zum neuen Event.

Die fertige Story-Grafik entsteht in deinem Browser. Was du damit teilst, entscheidest du. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Gäste: Eintrag auf eine Friendslist Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Artists legen bei Artist4Friends Events an. Auf der Event-Seite kannst du dich als Gast auf die Friendslist eintragen. Ein Konto brauchst du dafür nicht.

7.1 Wer ist wofür verantwortlich?

• Der Artist ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die Daten seiner Gäste. Er entscheidet, wofür er sie nutzt.
• Wir sind Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Wir verarbeiten Gästedaten nur nach seinen Weisungen und auf Basis der Auftragsverarbeitung in unseren AGB.
• Für Konto-Daten der Artists, Server-Logs und den Missbrauchsschutz sind wir selbst verantwortlich.

7.2 Welche Angaben wir verarbeiten

• Pflicht: Name und E-Mail-Adresse
• Freiwillig: Telefonnummer – nur für den Artist, falls sich kurzfristig etwas ändert
• Sprache, in der du dich eingetragen hast
• Zeitpunkt des Eintrags, dein Status auf der Liste (z. B. „Auf der Liste“, „Im Lostopf“, „Gewonnen“)
• Bei der Verlosung: wann du den Link in der Mail geklickt hast und das Ergebnis der Auslosung
• Wenn du den Newsletter angehakt hast: Wortlaut, Zeitpunkt und ob er Teilnahmebedingung war (Ziffer 9)

7.3 Wer bekommt was?

• Der Artist sieht Name, E-Mail-Adresse und – falls angegeben – deine Telefonnummer. Im Tarif Basic oder Premium kann er deine Angaben als CSV-Datei exportieren.
• Der Veranstalter (Club, Booker oder Promoter) bekommt nur die Namen für die Gästeliste – keine E-Mail-Adressen, keine Telefonnummern.
• Bei der Verlosung bekommt der Veranstalter nur die Namen der Gewinner. Wer nicht gewonnen hat, wird nicht übermittelt.

7.4 Friendslist-Pass

Nach dem Eintrag bekommst du einen persönlichen Link zu deinem Friendslist-Pass. Er enthält eine zufällige Kennung und zeigt nur das Event und deinen Status.

Wer den Link kennt, kann den Pass öffnen. Gib ihn deshalb nicht weiter.

7.5 Gast-Mails und Sprache

Wir schicken dir die Mails zu deinem Eintrag – z. B. „Dein Platz ist sicher“, den Link für den Lostopf oder das Ergebnis der Auslosung. Sie kommen in der Sprache, in der du dich eingetragen hast.

7.6 Austragen und Löschen

• In jeder Gast-Mail stehen die Links „Platz freigeben“ und „Eintrag löschen“ (falls sich jemand mit deiner Adresse eingetragen hat).
• Solange die Liste noch nicht beim Veranstalter ist bzw. vor der Auslosung, löschen wir deinen Eintrag damit sofort.
• Ist die Liste schon beim Veranstalter, wende dich bitte an den Artist oder an uns.

Zweck

Deinen Platz auf der Friendslist verwalten, dir die Mails dazu schicken, die Gästeliste an den Veranstalter übergeben.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahme für deinen Listenplatz, den du selbst anfragst.

Speicherdauer

Bestimmt der Artist. Wir löschen Gästedaten, sobald du dich austrägst oder der Artist den Eintrag, das Event oder sein Konto löscht.

Automatisch gelöscht

Verlosungs-Einträge ohne Klick auf den Mail-Link löschen wir automatisch, spätestens 25 Stunden nach der Auslosung.

8. Wer zuerst kommt und Verlosung Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Der Artist wählt pro Event, wie die Plätze vergeben werden:

• Wer zuerst kommt: Nach dem Absenden stehst du sofort auf der Liste. Es gibt keinen Bestätigungslink für den Platz. Du bekommst eine Mail mit „Dein Platz ist sicher“.
• Verlosung: Nach dem Absenden bekommst du eine Mail mit einem Link. Ein Klick darauf – und du bist im Lostopf. Der Link gilt bis zur Auslosung.

Bei der Auslosung zieht das System die Gewinner zufällig. Das Ergebnis bekommst du per Mail.

Die Liste bestätigt nur der Veranstalter – nicht du. Er bekommt die Gästeliste per Mail und bestätigt sie mit einem Klick (Ziffer 10).

9. Newsletter-Abfrage Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Ein Artist kann im Formular fragen, ob du seinen Newsletter bekommen möchtest. Der Text ist fest vorgegeben: Mails mit Infos zu Events, neuer Musik und Aktionen des Artists.

9.1 Freiwillig – mit einer Ausnahme

Das Häkchen ist freiwillig. Ohne Häkchen bekommst du deinen Platz genauso.

Ausnahme: Bei einzelnen Events im Tarif Premium ist die Newsletter-Anmeldung Teilnahmebedingung. Das steht dann deutlich im Formular, bevor du dich einträgst („Teilnahme nur mit Newsletter-Anmeldung“).

9.2 Wann deine Einwilligung gilt

• Wer zuerst kommt: Die Einwilligung gilt ab dem Absenden des Formulars. Eine extra Bestätigung per Link gibt es nicht.
• Verlosung: Die Einwilligung gilt mit deinem Klick auf den Link in der Mail – derselbe Klick bringt dich in den Lostopf.

Als Nachweis speichern wir den Wortlaut, den du gesehen hast, und den Zeitpunkt deiner Einwilligung.

9.3 Verantwortlich ist der Artist

Den Newsletter verschickt der Artist selbst, mit seinem eigenen Newsletter-Tool. Er ist dafür allein verantwortlich. Wir verschicken keinen Newsletter für ihn.

Im Export bekommt der Artist als Newsletter-Kontakte nur Gäste, die eingewilligt haben. Wir weisen ihn darauf hin, diese Kontakte in seinem Newsletter-Tool per Double-Opt-in bestätigen zu lassen. Du bekommst dann von dort eine Mail mit Bestätigungslink.

9.4 Abmelden

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail des Artists oder direkt beim Artist. Dein Platz bzw. deine Teilnahme bleibt davon unberührt.

Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).

10. Veranstalter und Status-Mails Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Der Artist gibt pro Event eine E-Mail-Adresse von Club, Booker oder Veranstalter an. Diese Adresse nutzen wir nur für die Mails zu diesem Event.

• Der Veranstalter bekommt: die Gästeliste (nur Namen), einen Link zum Bestätigen und, falls noch nicht bestätigt, eine Erinnerung.
• Der Artist bekommt: eine Mail, wenn die Liste beim Veranstalter ist, und eine, wenn der Veranstalter sie bestätigt hat.

Wir speichern, wann die Liste verschickt und wann sie bestätigt wurde. Die Adresse des Veranstalters verarbeiten wir – wie die Gästedaten – im Auftrag des Artists (Ziffer 7.1).

11. Link-Vorschau Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Öffentliche Event-Seiten enthalten Vorschau-Daten für Messenger und soziale Netzwerke: Titel, Datum, Ort und das Profilbild des Artists.

Teilst du einen Event-Link, ruft der jeweilige Dienst (z. B. WhatsApp oder Instagram) diese Daten von unserem Server ab. Für die Vorschau gelten dann die Datenschutzbestimmungen dieses Dienstes.

Als Artist kannst du dein Profilbild jederzeit ändern oder entfernen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Kalender und Route Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

• In den Kalender: Die Kalender-Datei (.ics) erzeugen wir selbst auf unserem Server. Sie wird auf deinem Gerät gespeichert; andere Dienste sind nicht beteiligt.
• Route: Der Button öffnet Google Maps mit der Adresse der Location. Erst durch deinen Klick werden Daten an Google übertragen, z. B. deine IP-Adresse und die gesuchte Adresse.

Google Maps wird von Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland betrieben. Es gilt die Datenschutzerklärung von Google. Wir binden keine Karten in unsere Seiten ein.

13. Mail-Versand Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Für unsere Mails nutzen wir einen Versanddienstleister (SMTP) mit Servern in der EU. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name und der Inhalt der jeweiligen Mail. Wir verschicken:

• Mails zu deinem Konto (z. B. Bestätigung, neues Passwort, Zahlungen)
• Gast-Mails (Ziffer 7.5)
• Mails an Veranstalter und Status-Mails (Ziffer 10)
• Antworten auf Support-Anfragen

Wir selbst verschicken keine Werbe-Newsletter. Rechtsgrundlage für die Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gast-Mails können Logo, Farben und einen eigenen Text des Artists enthalten (Premium). Das Logo lädt beim Öffnen von unserem Server – ohne Tracking-Parameter. Dabei landet deine IP-Adresse kurz im Server-Log (Ziffer 3.1).

14. Zahlung über Stripe

Zahlungen für Basic und Premium wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland).

An Stripe übermitteln wir, was für die Zahlung nötig ist:

• Name und E-Mail-Adresse
• Rechnungsanschrift
• Zahlungsdaten (z. B. Karte, SEPA-Mandat) – die gibst du direkt bei Stripe ein, sie erreichen unsere Server nie
• Abo- und Umsatzinformationen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Ergänzend gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mehr dazu: stripe.com/de/privacy.

Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir wegen handels- und steuerrechtlicher Pflichten 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

15. Kundenservice, Abrechnung und Gratis-Monate Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Für Kundenservice und Abrechnung verarbeiten wir Vertrags- und Nutzungsdaten deines Kontos:

• Tarif, Zahlweise und Zahlungsstatus
• Anzahl und Datum deiner Events und die Anzahl der Gäste – nicht deren Namen
• Datum des letzten Logins und Anzahl der Logins (Ziffer 5)
• Eingelöste Promo-Codes und geschenkte Gratis-Monate

Schenken wir dir Gratis-Monate, protokollieren wir Datum, Tarif, Anzahl der Monate, eine kurze Notiz und wer sie vergeben hat. Darüber informieren wir dich per Mail.

Zugriff haben nur Mitarbeitende mit Admin-Rechten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f DSGVO (guter Kundenservice). Speicherdauer: bis zur Löschung deines Kontos.

16. Cookies und lokaler Speicher Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies. Ein Einwilligungs-Banner ist deshalb nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Weitergabe an Werbenetzwerke.

17. Speicherdauer im Überblick Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern kein Gesetz eine längere Aufbewahrung verlangt.

18. Datensicherheit

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) vor Manipulation, Verlust und unbefugtem Zugriff, insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS, HSTS)
• Passwörter nur als gesalzener Hash nach Stand der Technik
• Content-Security-Policy und weitere Sicherheits-Header
• Schutz aller Formulare gegen Cross-Site-Request-Forgery
• Begrenzung von Anfragen gegen Passwort-Raten und Spam
• Sperre des Kontos nach wiederholt falschem Passwort
• Zugriff auf Produktivdaten nur für Berechtigte, nur soweit nötig
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Datensicherungen

19. Deine Rechte

• Auskunft über deine Daten, inklusive kostenloser Kopie (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen deiner besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Mail an datenschutz@artist4friends.com genügt. Geht es um Gästedaten eines Events, leiten wir deine Anfrage an den verantwortlichen Artist weiter und unterstützen ihn bei der Antwort.

20. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde an deinem Wohnort wenden.

21. Keine automatisierten Entscheidungen Entwurf – Rechtsprüfung ausstehend

Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

Die Ziehung bei einer Verlosung ist reiner Zufall. Sie bewertet keine persönlichen Merkmale und ist deshalb keine Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

22. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage, Plattform oder Dienstleister ändern. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, das Datum oben.

Bei wesentlichen Änderungen für dein Konto informieren wir dich per Mail.

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